Why So Many Meetings Feel Like a Waste of Time
なぜ多くの会議が時間の無駄に感じられるのか

If you work in an office — or spend a lot of time on Zoom — meetings probably shape most of your week. Managers now spend about 23 hours a week in meetings, and even non-managers average around 11 hours. So it should come as no surprise that many people feel busy all the time, but not always productive.

The problem isn’t just how much time meetings take — it’s how that time is used. Many workers feel that a large share of meetings are unnecessary or inefficient. People often multitask during calls, zone out, or leave unsure what was actually decided. When that happens, meetings stop being tools for coordination and start feeling like interruptions.

The shift to remote and hybrid work has added another layer. Video meetings require constant attention to screens, faces, and signals that are easier to read in person. This can lead to mental fatigue, especially when calls are scheduled one after another. Some studies also suggest that certain groups — including women — report more difficulty speaking up or being noticed in online meetings, which can mean some voices are heard less often.

None of this means meetings are useless. Research from the growing field of "meeting science" suggests that meetings can support engagement, clarity, and cooperation — but only when they are designed with intention. That starts with a simple question: why are we meeting? Is the goal to share information, make a decision, hear opinions, or strengthen working relationships?

Once that’s clear, small design choices matter: sharing materials in advance, setting clear expectations, actively moderating the discussion, and making space for different voices. These details shape whether a meeting feels like a drain or a contribution.

Meetings reflect how an organization works. When they are rushed, unclear, or dominated by a few voices, that usually isn’t limited to the meeting room. When they are thoughtful and inclusive, they can become one of the few places where people actually think together — rather than just work alongside each other.

もしオフィスで働いている、あるいはZoomで多くの時間を過ごすなら、会議はおそらくあなたの週の大半を形作っているでしょう。管理職は現在、週に約23時間を会議に費やし、非管理職でも平均約11時間です。したがって、多くの人が常に忙しいと感じるのは驚くことではありませんが、必ずしも生産的ではありません。

問題は会議がどれだけ時間を取るかだけではなく、その時間の使い方にあります。多くの労働者は、会議の大部分が不要または非効率的だと感じています。人々は通話中にマルチタスクをしたり、ぼんやりしたり、実際に何が決定されたのか不明なまま離れたりします。そうなると、会議は調整のためのツールではなく、妨げに感じられるようになります。

リモートやハイブリッド勤務への移行は、さらに別の層を加えました。ビデオ会議は画面や顔、対面で読み取りやすいシグナルに絶えず注意を向ける必要があります。これにより、特に会議が続けてスケジュールされると、精神的な疲労が生じやすくなります。また、いくつかの研究は、女性を含む特定のグループがオンライン会議で発言したり目立ったりするのが難しいと報告しており、声が聞かれにくくなることがあります。

これらが会議が無意味であるという意味ではありません。「ミーティングサイエンス」と呼ばれる新興分野の研究は、会議がエンゲージメント、明確さ、協力を支えることができると示唆していますが、意図的に設計されたときに限ります。その出発点はシンプルな質問です：なぜ会議を開くのか？ 目的は情報共有、意思決定、意見聴取、あるいは業務関係の強化ですか？

それが明確になったら、小さな設計選択が重要になります：事前に資料を共有すること、明確な期待を設定すること、議論を積極的にファシリテートすること、異なる声にスペースを作ること。これらの細部が、会議が負担になるか、貢献になるかを形作ります。

会議は組織の働き方を映し出すものです。会議が急いで行われ、不明瞭で、少数の声に支配されているとき、それは通常会議室に限ったことではありません。会議が思慮深く包括的であるとき、人々が実際に一緒に考える数少ない場の一つとなり得ます—単に隣り合って働くだけでなく。